La estructura de gestión de proyectos es fundamental para el éxito de cualquier equipo de proyectos; una organización o equipo de proyecto estructurado le da respaldo al trabajo que se está realizando. Los equipos u organizaciones de gestión desalineados crean un impacto negativo en el resultado de un proyecto.  Esto se debe simplemente a que la estructura de la organización influye en la autoridad del gerente de proyectos,  por ende afecta a cómo se ejecutan los proyectos.  Huelga decir que los equipos de proyecto no estructurados a menudo carecen de guía pero que un equipo guiado conduce a proyectos exitosos.

En esta entrada analizamos la estructura organizacional de proyecto desde dos ángulos. Los estudiaremos en términos de quién es el líder de proyecto y quién es el responsable de la toma de decisiones donde el proyecto está afectado.

Como sabemos, una organización puede definirse como un grupo de personas que se reúnen para cumplir un conjunto de metas. Para alcanzar estas metas de manera exitosa, un gerente de proyectos necesitará familiarizarse con la estructura de gestión.

Tres tipos de estructuras de gestión de proyectos

Una estructura organizacional pudiera describirse como la línea oficial de autoridad y control dentro de una organización. Las estructuras de gestión nos dicen cómo funciona la relación jerárquica en una organización en particular.

Dependiendo del entorno en el que la organización se encuentra funcionando, las metas establecidas y la naturaleza del trabajo, usted encontrará organizaciones que están estructuradas de 3 formas:

  • Estructura Organizacional Funcional
  • Estructura  Organizacional Matricial – Esta se puede a su vez desglosar en: matriz equilibrada, matriz fuerte, y matriz débil
  • Estructura Organizacional Proyectizada

Ahora que sabemos cómo se categorizan las estructuras organizacionales, examinemos más de cerca a cada una de ellas para ver qué las hace únicas.

Estructura Organizacional Funcional

En una estructura organizacional funcional, usted encontrará los componentes de un sistema jerárquico  donde las decisiones impulsadas por la autoridad en cuanto a presupuesto, planificación, y equipo descansan en los hombros del gerente funcional, quien posee un nivel significativo de experiencia en el mismo campo.

Esto quiere decir que el gerente de proyectos, en este tipo de organización, tiene poca o ninguna autoridad.  En algunas organizaciones funcionales, la posición de gerente de proyectos ni siquiera existe.

No obstante, lo que usted sí encontrará es que el trabajo se desglosa en departamentos tales como el de recursos humanos, ventas, finanzas, relaciones públicas, administración, etc.

Liso y llanamente, se la puede comparar a la estructura del personal de una empresa tradicional presidida por un supervisor, donde sus funciones están basadas dentro de la organización y la comunicación a menudo se hace a través de los jefes de departamentos al personal directivo superior.

Lo que es fascinante de este tipo de estructura organizacional es que los empleados parecen estar más capacitados en sus respectivos departamentos, por ende conduce a una mayor eficiencia de trabajo. Todos saben a quién pedir cuentas en caso de que algo fuese a salir mal en términos de responsabilidades predeterminadas.

Como desventaja, el trabajo puede volverse monótono con el tiempo, lo que resulta en menos entusiasmo y una lealtad reducida a la organización. Además, usted encontrará que la comunicación  interdepartamental empobrece y el alto nivel de burocracia pudiera afectar la toma de decisiones de manera negativa.

Estructura Organizacional Proyectizada

La estructura organizacional proyectizada es completamente opuesta a la estructura organizacional funcional aunque la organización puede que todavía agrupe al personal de acuerdo a sus funciones de trabajo.

En este caso, el equipo de gestión de proyecto está organizado de tal manera que el gerente tiene autoridad sobre el proyecto. Esto incluye jurisdicción sobre el presupuesto del proyecto, la planificación y sobre el equipo. Usted lo encontrará en la cima de la estructura jerárquica, llevando la batuta por así decirlo, y donde los empleados juegan papeles secundarios en el proyecto. Al final del proyecto, los miembros del equipo son liberados y los recursos dirigidos hacia áreas más relevantes.

Algo excelente de esta clase de estructura es que existe una línea de autoridad clara y establecida que resulta en una toma de decisiones y aprobación más rápida. La comunicación se vuelve más fácil y efectiva y los miembros del proyecto ganan más experiencia trabajando en distintos tipos de proyectos según surja la necesidad.

Sin embargo, una gran desventaja en este tipo de estructura organizacional,  sería que quizá los empleados se pudieran ver ante mucha presión la mayoría del tiempo, especialmente al trabajar en múltiples proyectos al mismo tiempo. Esto generalmente conduce a una mala comunicación entre los miembros del equipo ya que todos tienen que ponerse a la par.

Estructura  Organizacional Matricial

La estructura organizacional matricial se encuentra entre la estructura organizacional funcional y la proyectizada dependiendo de qué estructura matricial se esté ejecutando.

Por ejemplo, la estructura organizacional matricial fuerte tiene algunas similitudes con la estructura organizacional proyectizada en el sentido de que el gerente de proyecto es responsable del proyecto. Si la organización está funcionando como una estructura organizacional matricial débil, entonces la autoridad del proyecto caería en las manos del gerente funcional, como en una organización funcional. Curiosamente, en una estructura matricial equilibrada, tanto el gerente de proyecto como el gerente funcional comparten igual autoridad sobre el proyecto.

Si una organización se encuentra trabajando en un entorno dinámico, entonces esta puede ser la estructura correcta para dirigirla y promover mayor eficiencia, ayudando a la organización a responder a las demandas del cliente o los cambios en el mercado de manera más rápida.

Esto se logra fácilmente porque mientras que el gerente de proyecto exhibe una autoridad sobre el proyecto de manera horizontal, el gerente funcional lo hace de manera vertical, fluyendo hacia abajo. Por ejemplo, el gerente del proyecto puede ser responsable de gestionar los plazos o el presupuesto mientras que el gerente funcional se encarga de delinear y distribuir las responsabilidades, supervisando el desempeño del equipo, etc.

En resumen

En esta entrada hemos visto lo que es una estructura organizacional y cuán vital es para los gerentes de proyectos entender la diferencia entre las estructuras organizacionales.

Examinamos las ventajas e inconvenientes de ejecutar una estructura funcional, proyectizada, o matricial y notamos que la decisión de escoger una de ellas depende de la clase de entorno en la que opera la organización, sus metas y la naturaleza del trabajo que se realiza.